La timbratura geolocalizzata è una opportunità sempre più utilizzata da imprese, web agency, studi di professionisti che mettono la flessibilità all’interno della propria mission aziendale.
La timbratura geolocalizzata è sempre più utilizzata da imprese, web agency, studi di professionisti e non solo. Si tratta di imprese che mettono la flessibilità all’interno della propria mission aziendale. La tecnologia oggi permette ai lavoratori fuori sede e ai collaboratori che operano a distanza di certificare le ore di lavoro effettuate per un’azienda in modo rapido e intelligente.
Ma quale è la posizione del Garante della Privacy a riguardo?
La timbratura geolocalizzata: come funziona
Una volta c’era Il cartellino timbrato meccanicamente. Prima dell’inizio del proprio turno di lavoro il dipendente timbrava il proprio cartellino nel marcatempo. Successivamente sono stati introdotti i badge a lettura magnetica.
Oggi grazie alle innovazioni tecnologiche e all’avvento degli smartphone si possono usare strumenti di nuova generazione.
Grazie all’utilizzo dell’NFC, del WIFI e alla diffusione del 4G (e prossimamente con l’avvento del 5G) la timbratura geolocalizzata oggi viene usata per gestire al meglio i turni di lavoro di tutti coloro che svolgono un’attività senza essere all’interno della sede aziendale favorendo l’introduzione dello smart working.
Lo smart working è una modalità di gestione del lavoro che viene adottata sempre più di frequente dalle aziende. Oggi la possibilità di lavorare da casa, o da un bar o da una sede di coworking, è concessa da amministrazioni pubbliche e da società private.
I software per la timbratura geolocalizzata permettono a dipendenti e collaboratori di registrare le loro ore di lavoro ovunque siano. Questa operazione avviene attraverso una semplice App installata sullo smarthone, che può essere aziendale o personale. L’App rileva la posizione del device, memorizza l’orario di inizio e fine del lavoro e invia tutti i dati a un server centrale.
La posizione del Garante della Privacy sugli strumenti per la timbratura geolocalizzata
L’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori impedisce al datore di lavoro di controllare a distanza l’operato dei dipendenti attraverso strumenti e impianti. Pertanto anche l’uso del GPS per la rilevazione delle presenze sarebbe essere fuori norma.
In realtà la riforma portata dal Jobs Act permete la geolocalizzazione del personale. La geolocalizzazione può avvenire solo per la verifica dell’attività lavorativa. Pertanto, gli strumenti di timbratura geolocalizzata con GPS possono essere usati. Tale strumenti sono ammessi solo se servono specificamente all’organizzazione del lavoro e possono essere attivi unicamente nelle ore lavorative.
Il Garante della Privacy in provvedimento del 2016 (n. 350 dell´8 settembre 2016) a proposito delle App per la timbratura geolocalizzata ha specificato che, per essere considerati a norma, devono avere le seguenti caratteristiche:
- Cancellare il dato relativo alla posizione del lavoratore, avendo verificato preventivamente l’associazione tra le coordinate geografiche della sede di lavoro e la posizione del lavoratore. Eventualmente, potrà conservare solo il dato relativo alla sede di lavoro, alla data e all’orario cui si riferisce la timbratura;
- Configurare il sistema in modo tale che sul dispositivo sia posizionata un´icona che indichi che la funzionalità di localizzazione è attiva;
- Adottare specifiche misure idonee a garantire che l´applicativo installato sul dispositivo del dipendente non possa effettuare trattamenti di dati ulteriori (es. dati relativi al traffico telefonico, agli sms, alla posta elettronica o altro).
Il Garante inoltre prescrive che le società, prima dell’inizio dell’utilizzo delle App di timbratura geolocalizzata, sono tenute, in base alla normativa vigente a:
- effettuare la notificazione al Garante ai sensi dell´articolo 37, comma 1, lett. a), del Codice;
- fornire ai dipendenti un´informativa comprensiva di tutti gli elementi contenuti nell´articolo 13 del Codice (tipologia di dati, finalità e modalità del trattamento, compresi i tempi di conservazione, natura facoltativa del conferimento, indicazione dei soggetti che possono venire a conoscenza dei dati in qualità di responsabili o incaricati del trattamento), anche in conformità al principio di correttezza in base al quale il titolare è tenuto a rendere chiaramente riconoscibili agli interessati i trattamenti che intende effettuare (art. 11, comma 1, lett. a), del Codice);
- effettuare la designazione di incaricati e responsabili del trattamento provvedendo ad impartire specifiche istruzioni;
- adottare le misure di sicurezza previste dagli articoli 31 ss. del Codice al fine di preservare l´integrità dei dati trattati e prevenire l´accesso agli stessi da parte di soggetti non autorizzati;
- predisporre misure al fine di garantire agli interessati l´esercizio dei diritti previsti dagli articoli 7 e seguenti del Codice.
Partner tecnologico
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