Sistemi di rilevazione presenze biometrici: quando è possibile utilizzarli ? Normativa vigente e soluzioni ad hoc per la tutela dei dati personali dei lavoratori.
I Sistemi utilizzati oggi
I badge per la rilevazione presenze del lavoratore registrano l’orario effettivo di ingresso e uscita dal luogo di lavoro senza tuttavia dare la possibilità di verificare l’identità di chi timbra il cartellino.
Questo spesso permette comportamenti scorretti da parte di colleghi consenzienti, che coprono eventuali assenze ingiustificate.
Per verificare la presenza certa dei dipendenti in ufficio e dei lavoratori in azienda non sempre l’utilizzo dei tradizionali badge è dunque sufficiente.
La soluzione ideale sarebbe adottare sistemi biometrici di rilevazione presenze ma, per risultare conformi alle direttive del Garante Privacy (che vietano l’uso di software-spia e web monitoring), ciò è possibile solo quando sono rispettate determinate condizioni.
Rilevazione presenze biometrici
I sistemi di rilevazione presenze biometrici si basano sulla identificazione del dipendente attraverso il riconoscimento di caratteristiche peculiari: impronte digitali, iride o retina, geometria del volto o della mano.
Possono essere collegati ad un computer centrale per immagazzinare le informazioni, organizzarle e stampare report fruibili da azienda e dipendenti: da qui nasce il problema di violazione Privacy.
Come ricorrere a sistemi di rilevazione presenze biometrici senza violare la privacy dei lavoratori e rispettando le indicazioni del Garante?
Sarebbe sufficiente che il dato sensibile, archiviato su carta RFID, resti in possesso del solo avente diritto e non dell’azienda o dell’Ente.
In questo modo sarebbe solo il lavoratore a custodire i dati, prevenendo la creazione di archivi vietati dalla Legge.
E il lettore del badge verificherebbe l’identità del lavoratore senza lasciare l’informazione sul terminale aziendale.
La normativa vigente
L’introduzione di sistemi di rilevazione presenze biometrici potrebbero dunque risolvere il problema dei ripetuti casi dei “furbetti del cartellino”.
Ma il Garante per la protezione dei dati personali ha limitato (non vietato) il ricorso a queste tecnologie per preservare la privacy del lavoratore.
Per definire i limiti di utilizzo consentiti per legge, è possibile consultare il quaderno di approfondimento redatto da DigitPA nel 2004, in cui viene chiarita la posizione del legislatore in materia.
Il Garante ha definito le condizioni di utilizzo dei sistemi di rilevazione presenze biometrici in azienda: è vietato se risulta non necessario, se non è proporzionato “rispetto agli scopi perseguiti” e se i dati personali e biometrici dei dipendenti vengono trattenuti su server aziendale, soprattutto se manca il consenso degli interessati.
Pertanto, un utilizzo dei sistemi di rilevazione presenze biometrici “contrario ai princìpi di liceità, correttezza e finalità”, ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. c), 144 e 154, comma 1, lett. d) del Codice della Privacy, fa scattare il divieto del trattamento dei dati biometrici dei dipendenti perché “in violazione degli artt. 3 e 11, comma 1, lett. a), b) e d) del Codice.”
Come mettersi in regola
Per implementare dei sistemi di rilevazione presenze biometrici (es.: quello offerto da CRONOTIME che rispetta la normativa e le indicazioni del Garante) l’azienda o l’ente deve presentare domanda preventiva al Garante Privacy, deve dimostrare che tale impiego sia necessario e motivato da una proporzionata esigenza aziendale.
Infine, deve attenersi al dettato del Garante Privacy, secondo cui la presenza di archivi di impronte biometriche in azienda non è mai ammissibile in materia di rilevazione presenze.
È bene sottolineare che non valgono accordi integrativi tra privati proprietà e dipendenti poiché tali strumenti si rivelano totalmente inutili quand’anche uno soltanto dei dipendenti cambi idea e si appelli alla giurisdizione vigente.
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