Come scegliere un software di rilevazione presenze a prova di GDPR

Come scegliere un software di rilevazione presenze a prova di GDPR

Il nuovo GDPR prevede un approccio più stringente sulla tutela dei dati. Come scegliere un software di rilevazione presenze a prova di GDPR

Dal maggio 2018, periodo in cui è entrato in vigore il GDPR, le infrastrutture software delle organizzazioni pubbliche e private, compresi i software di rilevazione presenze, gli archivi digitali ed i sistemi di sicurezza informatizzati hanno subito profonde modifiche. Il GDPR ha favorito ed innescato una serie di procedure finalizzate alla tutela dei dati, soprattutto in campo digitale.

Il GDPR ha apportato profondi cambiamenti nella vita delle aziende e nelle modalità con cui si trattano e gestiscono i dati raccolti in ambito lavorativo. Soprattutto per quanto riguarda i software utilizzati quotidianamente che prevedono la raccolta di dati di clienti e dipendenti.

Se si dovesse scegliere un software di rilevazione presenze quali sono i criteri di scelta per averne uno efficiente ed a prova di GDPR?

Quali sono le caratteristiche da valutare?

 

Le procedure di tutela dei dati

Innanzitutto bisogna premettere che il GDPR non stabilisce in maniera dettagliata in che modo i dati conservati debbano essere protetti. Suggerisce di applicare le migliori procedure disponibili in ogni momento storico, garantendo così una tutela sempre aggiornata; ovviamente una sicurezza dei dati avanzata richiede soprattutto software aggiornati ed efficienti.

Un software di rilevazione presenze a prova di GDPR sviluppato utilizzando le ultime tecnologie, come ASP e CLOUD, sempre aggiornato è sicuramente coerente con le indicazioni fornite dal Garante della Privacy.

 

Portabilità, Riservatezza, Integrità

Il dipendente, secondo il GDPR, ha diritto alla portabilità dei suoi dati e poterne prendere visione dei dati che lo riguardano. Infatti, in seguito ad una sua richiesta, i dati dovranno essere di facile accesso, ossia forniti su un supporto di semplice lettura e produzione (ad esempio un file Excel).

Riservatezza ed Integrità fanno riferimento all’obbligo di utilizzare i dati solo ai fini delle attività indicate. Nel caso di un software di rilevazione presenze a prova di GDPR, anche tramite APP, l’uso dei dati è finalizzato esclusivamente alla certificazione delle presenze del dipendente e alla verifica e controllo degli orari di lavoro.

Inoltre i dati prodotti devono essere conservati con esattezza nella loro integrità, evitando manipolazioni ed errori che possano modificarli e comprometterli.

Secondo il GDPR, un software per la rilevazione delle presenze idoneo deve archiviare con precisione i dati raccolti e custodirli al riparo da accessi indesiderati.

Infine deve poter permettere l’estrazione dei dati richiesti in un formato di comoda lettura e analisi da parte degli interessati. Sia in seguito alla richiesta di un dipendente, sia in occasione di un controllo da parte di enti esterni come l’Ispettorato del Lavoro.

 

Accountability e Diritto all’oblio

Con il termine Accountability si intende la responsabilità delle aziende a dimostrare di aver tenuto comportamenti proattivi ai fini della tutela e protezione dei dati in suo possesso.

L’azienda dovrà porre in essere gli opportuni adeguamenti finalizzati alla tutela e conservazione  dei dati al progredire delle tecnologie.

Un software di rilevazione presenze a prova di GDPR dovrà quindi esse soggetto a costanti aggiornamenti e adeguamenti con il passare del tempo.

Il diritto all’oblio indica il diritto del dipendente a vedere eliminati definitivamente i propri dati se la loro funzione è ormai esaurita al fine di evitarne la diffusione.

Per questo motivo, è preferibile un software di rilevazione presenze che garantisca un facile e veloce accesso ai dati e che permetta con facilità e rapidità la cancellazione dei dati.

 

Sanzioni

Ricordiamo che il mancato rispetto delle prescrizioni previste dal GDPR comporta sanzioni estremamente severe.

La sanzione può arrivare fino a 20 Milioni di Euro o fino al 4% del fatturato.

L’adeguamento al GDPR è un obbligo di legge ma costituisce anche un’opportunità per valutate un aggiornamento delle proprie attività aziendali e delle pratiche relative all’utilizzo e archiviazione dei dati normalmente utilizzati nella vita aziendale.

 

Partner tecnologico

Per avere in azienda tool per la gestione del personale è necessario affidarsi a partner tecnologici seri ed affidabili in grado di gestire tutte le problematiche e le procedure difensive relative alla gestione ed al controllo del personale e del patrimonio aziendale.

Come partner tecnologico, CRONOTIME accompagna il cliente in tutte le fasi del progetto e con il supporto di Partner certificati, si propone come One-stop-Solution Provider che fornisce quanto è necessario per la rilevazione e gestione presenze e la sicurezza in azienda.

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  • la fornitura di sistemi di controllo degli accessi e di rilevazione delle presenze in regola con le normative vigenti;
  • la realizzazione di sistemi personalizzati e/ chiavi in mano;
  • l’installazione di sistemi di videosorveglianza ed accessi veicolari;
  • app di sistemi di controllo degli accessi e di rilevazione delle presenze per smartphone e tablet;
  • corsi di formazione ed informazione rivolti ai lavoratori ed ai datori di lavoro sulle modalità d’usodegli strumenti e di effettuazione dei controlli;
  • supporto alla elaborazione del codice disciplinare interno;
  • la fornitura di badge.

 

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