La normativa sulla rilevazione presenze del personale

La normativa sulla rilevazione presenze del personale

Quale è la normativa da adottare per la rilevazione delle presenze del personale che è sempre più’ contraddistinta dall’acquisizione e l’elaborazione di dati relativi agli ingressi e alle uscite del personale, in azienda e fuori sede.

Quali norme devono essere rispettate

La normativa sulla rilevazione presenze del personale è sempre più’ contraddistinta dall’acquisizione e l’elaborazione di dati relativi agli ingressi e alle uscite del personale, in azienda e fuori sede.
È consuetudine ricorrere all’utilizzo di un badge individuale per acquisire informazioni sulle presenze, con la finalità di qualificare e controllare i dati di ingresso e di uscita del personale. Questo è il punto fondamentale che costituisce il primo step per una gestione corretta della rilevazione delle presenze. L’archiviazione informatica permette, inoltre, di conservare i dati creando una banca dati da cui attingere informazioni necessarie ai software di calcolo delle ore di presenza, assenza, straordinari, etc…
La Legge n. 675 del 1996, inoltre, obbliga il gestore della banca dati a fornire tempestivamente un report adettagliato riguardante i dati di entrata e uscita rilevati tramite badge o altro dispositivo.
Va ricordato che per la normativa sulla rilevazione presenze del personale (Legge n. 675), il concetto di dato personale è particolarmente ampio e comprende qualunque informazione che può scaturire da dati alfanumerici, immagini, suoni a prescindere dal supporto che contiene i dati (carta, dischetto, dispositivo elettronico) e dalla forma in cui essi sono trattati (informazioni cifrate, digitali ecc.). Anche le registrazioni informatiche degli accessi sono, pertanto, da considerarsi dati personali.

La privacy del dipendente

La normativa sulla privacy, sia italiana che europea, ha tra i propri principi cardine quello della “adeguata informativa” quale presupposto per ogni trattamento di dati personali.
E perché tale controllo possa essere effettuato, è indispensabile che l’interessato sia adeguatamente informato su chi sta trattando i suoi dati e per quali finalità, sui soggetti terzi ai quali tali dati potrebbero essere trasferiti e su quali diritti possa esercitare con riguardo ai predetti dati.
Del resto, il diritto alla protezione dei propri dati personali è innanzitutto diritto della persona fisica a mantenere il controllo sulla circolazione delle informazioni personali che la riguardano.
Il diritto all’informativa è riconosciuto anche al lavoratore nei confronti del datore di lavoro, con riguardo al trattamento dei suoi dati nell’esecuzione del rapporto di lavoro.
L’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori, come novellato nel 2015 dal Jobs Act, presupposto per l’utilizzo da parte del datore di lavoro dei dati raccolti attraverso strumenti di lavoro (anche informatici/telematici, quali tablet, pc, smartphone, ecc. nonché attraverso strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze), è garantire una adeguata informazione sulle modalità d’uso degli strumenti e sulle modalità di effettuazione del controllo.
Se la filosofia dello Statuto dei Lavoratori del 1970 era imperniata sulla procedimentalizzazione del potere di controllo dell’imprenditore in chiave collettiva (presupponendo per l’installazione di determinati strumenti con potenzialità di controllo, l’accordo con il Sindacato o l’autorizzazione del Ministero), oggi la nuova norma valorizza la dimensione individuale (propria, del resto, di un diritto quale quello alla tutela della propria riservatezza).
Nuove misure di sicurezza per proteggere i dati personali saranno imposte dal nuovo Regolamento Privacy cui l’Italia dovrà uniformarsi entro il 25 maggio 2018.
L’attuale Codice della Privacy, attualmente in vigore in Italia, sarà, quindi, sostituito dal 25 maggio 2018 dal Regolamento Privacy che riconosce ai cittadini diritti più ampi introducendo una legislazione valida in tutta l’UE che introduce anche temi innovativi come il diritto all’oblio.
Nuovi criteri, infatti, saranno imposti alle imprese per il rispetto dei dati personali introducendo, al tempo stesso, anche sgravi e semplificazioni per le aziende che si adegueranno rispettando i nuovi dettami.
Il nuovo Regolamento coinvolgerà il trattamento dei dati personali delle sole persone fisiche, e sono tenute a conformarsi alle prescrizioni UE tutte le aziende pubbliche ma anche le private il cui trattamento dei dati personali presenta rischi.

Geolocalizzazione del dipendente: il Garante dice sì

Per quanto riguarda normativa sulla rilevazione presenze del personale, il Garante della Privacy ha dato parere favorevole (provvedimento n.357 del 15 Settembre 2016) in merito alla normativa sui sistemi di rilevazione presenze digitalizzata su dispositivi personali del lavoratore.
Un software di rilevazione elimina in un colpo solo carta, e foglietti di intervento mal scritti o dimenticati, rendendo più veloci i processi di verifica e garantendo la reciproca fiducia fra datore e lavoratore. Un esempio classico di soluzione innovativa applicate a necessità tradizionali.
Il campo di azione è decisamente ampio, rivolgendosi a tutta quella fascia di lavoratori “in esterna o in smart working” o che sono tenuti a spostarsi più volte al giorno da un luogo all’altro, dovendo comunicare di continuo lo stato dei propri orari operativi.
In questo caso una semplice e innovativa App, si rivela uno strumento efficace e funzionale per tutti, applicabile a qualsiasi dispositivo mobile e per ogni tipologia aziendale.

Partner tecnologico

Per avere in azienda strumenti per la rilevazione presenze a norma è necessario affidarsi a partner tecnologici seri ed affidabili in grado di gestire tutte le problematiche e le procedure difensive relative alla gestione ed al controllo dei lavoratori e del patrimonio aziendale.
Le capacità ingegneristiche di CRONOTIME S.r.l., l’attenzione allo sviluppo dei prodotti e dei servizi e le grandi possibilità di customizzazione garantiscono il successo degli interventi e sono alla base della vasta gamma di servizi e opportunità offerti al cliente a corollario della fornitura.
CRONOTIME è un’azienda con una chiara impronta tecnologica – frutto di un lavoro minuzioso sviluppato nel tempo – e attenta all’evoluzione delle esigenze del mercato.
La cura posta nell’ascolto dei bisogni dei clienti permette a CRONOTIME di offrire soluzioni mirate e di sicura riuscita, mai sovradimensionate, e pensate per garantire un sicuro ritorno economico per il cliente.
CRONOTIME, come partner tecnologico, accompagna il cliente in tutte le fasi del progetto e con il supporto di Partner certificati, si propone come One-stop-Solution Provider che fornisce quanto è necessario per la rilevazione e gestione presenze e la sicurezza in azienda.
CRONOTIME, con oltre 2000 clienti tra imprese e enti pubblici, è il partner tecnologico ideale per risolvere tutti le problematiche aziendali attraverso:

  • La fornitura e posa in opera di strumenti di controllo dei lavoratori e per la tutela del patrimonio aziendale a norma di legge;
  • la realizzazione di strumenti in regola con la normativa sulla rilevazione presenze del personale;
  • la fornitura di sistemi per la gestione dei turni estremamente flessibile e personalizzabile;
  • la fornitura di sistemi di controllo degli accessi e di rilevazione delle presenze in regola con le normative vigenti; la realizzazione di sistemi personalizzati e/ chiavi in mano;
  • l’installazione di sistemi di videosorveglianza ed accessi veicolari;
  • app di sistemi di controllo degli accessi e di rilevazione delle presenze per smartphone e tablet;
  • corsi di formazione ed informazione rivolti ai lavoratori ed ai datori di lavoro sulle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli;
  • supporto alla elaborazione del codice disciplinare interno;
  • la fornitura di badge.

 

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