Gestione del personale nell’era dello smart working

Gestione del personale nell’era dello smart working

La gestione del personale nell’era dello smart working è complessa e si deve affidare a strumenti digitali. Soprattutto ora che l’emergenza Coronavirus ha stimolato il ricorso allo smart working o lavoro da remoto.

 

A causa dell’emergenza Covid, lo smart working o lavoro da remoto si sta sempre più diffondendo anche in Italia grazie ai vantaggi che offre.
Come ad esempio la possibilità di lavorare da casa, o da qualunque altro luogo che non sia l’azienda, secondo ritmi diversi da quelli standard con l’orientamento rivolto all’obiettivo.
Questa di modalità di esecuzione del rapporto di lavoro è caratterizzata dall’assenza di vincoli orari o spaziali e da un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi,
I processi collaborativi vengono digitalizzati per aumentare la produttività, ridurre i costi e rendere più flessibile l’attività.
Avviare lo smart working in azienda comporta cambiamenti importanti nella mentalità di tutte le persone, l’introduzione di nuove tecnologie digitali e un’organizzazione diversa degli spazi lavorativi.

Software e tecnologie per lo smart working

Esistono ormai numerosi strumenti tecnologici che facilitano il lavoro agile e la gestione del personale nell’era smart working.
Il loro obiettivo è stabilire una connessione tra persone remote che agevoli la condivisione e lo svolgimento dei processi lavorativi, per distribuire e condividere documenti e informazioni in modo immediato, facile e sicuro.
Quando si parla di tecnologie per lo smart working si fa riferimento sia alle piattaforme software sia ai device utilizzati o messi a disposizione dall’azienda, anche se oggi ormai tutti i sistemi sono resi fruibili da ogni device.
Per ottimizzare i processi operativi di smart working è necessario integrare più strumenti e coprire aree funzionali diverse.
Tra gli strumenti a disposizione vi sono la rilevazione presenze da remoto, la rilevazione presenze virtuale e la gestione ed organizzazione dei turni di lavoro.

La rilevazione presenze da remoto e virtuale

Le aziende sono fatte di persone: per innovare e rendere più efficiente la gestione del personale e la rilevazione delle presenze serve ripensare la relazione tra persone.

Garantire certezza alle comunicazioni e semplificare le operazioni di timbratura attraverso uno strumento di uso comune come il telefono, integrato a solide piattaforme di rilevazione presenze, genera economie positive per tutti: azienda e dipendenti.
I marcatempo, si sa, hanno costi di manutenzione e di sostituzione. Nelle sedi distaccate o con pochi dipendenti, il lettore badge è spesso antieconomico. In alcuni casi, la rilevazione delle presenze del personale può addirittura tradursi in un problema di mancate timbrature o di ritorno a procedure cartacee e inserimento dati al pc.
Senza parlare del fenomeno, fortunatamente circoscritto, dei “furbetti del cartellino“, i lettori marcatempo comportano, inoltre, il rischio di assembramenti e lo svantaggio di costringere i lavoratori a inutili tragitti, solo per timbrare l’inizio/fine attività.
Digitalizzare il processo di rilevazione presenze attraverso la timbratura virtuale telefonica, che sia da un cellulare, che sia dal fisso della scrivania, significa mettere le persone in condizione di utilizzare un mezzo estremamente comodo e veloce.
Sia per chi lavora in servizio esterno o in sedi distaccate, sia per chi opera presso l’azienda o in smart working.
La rilevazione virtuale delle presenze è un sistema diffuso: accessibile da ogni scrivania e luogo di lavoro, riconosce il numero chiamante e identifica il dipendente. Ma anche un sistema inclusivo: gestisce, ad esempio, le timbrature dei non udenti o di persone con problemi di mobilità fisica.

Gestione Presenze

Uno strumento per la rilevazione presenze da remoto è l’app Keros Web Rilevazione presenze. È la soluzione ideale per le timbrature del cartellino da smartphone per la gestione del personale che lavora fuori sede, in altre filiali o in smart working.
Si tratta di una timbratura geolocalizzata ideale nel caso di personale in servizio esterno o presso sedi terze o distaccate, dove la gestione delle presenze tradizionale sarebbe complessa. Ad esempio per gli operatori domiciliari, personale della grande distribuzione organizzata, ispettori, manutentori, funzionari giudiziari, dipendenti pubblici, ecc..).
Si tratta di una soluzione perfettamente in linea con quanto espresso nella verifica preliminare del Garante Privacy sul trattamento di dati personali dei dipendenti, effettuato attraverso la localizzazione di dispositivi smartphone per finalità di rilevazione delle presenze.
Secondo il garante, la rilevazione presenze da app è possibile solo in presenza di adeguate garanzie. Ad esempio, una volta verificata l’associazione tra le coordinate geografiche della sede di lavoro e la posizione del lavoratore, il sistema dovrà conservare solo il dato relativo alla sede di lavoro e non alla posizione. Il tracciamento del dipendente non sarà consentito e l’app dovrà informare l’utente, in maniera chiara, che la geolocalizzazione è attiva sul dispositivo. L’app non dovrà accedere ad altre informazioni personali presenti sullo smartphone e, nel pieno rispetto delle libertà individuali, l’azienda dovrà disporre modalità di rilevazione alternativa nel caso in cui il dipendente non volesse usare quella via mobile.

Per gestire la rilevazione presenze con più efficienza e spendere meno si può anche utilizzare la timbratura virtuale.
Dal punto di vista degli addetti alla gestione del personale, governare il processo di rilevazione presenze attraverso una soluzione software di timbratura virtuale è molto più semplice.
Ad esmpio, utilizzando il nuovo programma di Rilevazione e Gestione integrata delle presenze KEROS, sviluppato interamente con tecnologia WEB in linguaggio JAVA, si possono utilizzare caratteristiche di flessibilità di funzioni, potenzialità di volumi e integrabilità con le procedure aziendali.

Gestione turni

Nella gestione del personale in smart working avere un tool per la gestione dei turni con calendario condiviso crea un processo interno sano e atto al continuo miglioramento.
Dalla gestione dei turni al controllo delle risorse, il calendario condiviso velocizza il lavoro e aumenta l’efficienza interna ed esterna.
CRONOTURNI è il programma che permette di semplificare la progettazione e la gestione dei turni del personale.
Con CRONOTURNI è possibile progettare, organizzare e gestire i turni operativi di lavoro del personale sia in aziende private sia in organizzazioni pubbliche di qualsiasi dimensione.
Il programma CRONOTURNI oltre che essere utilizzabile da solo è anche direttamente collegabile sia ai sistemi di presenze e controllo accessi che ad altri numerosi software e database di mercato.
È un prodotto web based, scalabile progressivamente ed adattabile in base alle esigenze dell’azienda e di facile utilizzo grazie all’interfaccia studiata appositamente e collaudata. Il personale può accedere alle sezioni dedicate da remoto e visualizzare il calendario dei turni di lavoro.
CRONOTURNI è un programma che permette di semplificare la progettazione e la gestione dei turni del personale adattandosi perfettamente alle esigenze di tutte le organizzazioni, anche quelle che lavorano nei settori più complessi.
Unisce alla semplicità d’uso la facilità di reperire sia statistiche che dati storici sui turni svolti dai dipendenti in modo semplice ed immediato.

 

 

 

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Partner tecnologico

Per avere in azienda soluzioni innovative ed integrate per essere preparati alla gestione del personale in smart working è necessario affidarsi a partner tecnologici seri ed affidabili in grado di gestire tutte le problematiche e le procedure relative alla installazione di sistemi in linea con le norme che saranno emanate.

Le capacità ingegneristiche di CRONOTIME S.r.l., l’attenzione allo sviluppo dei prodotti e dei servizi e le grandi possibilità di customizzazione garantiscono il successo degli interventi e sono alla base della vasta gamma di servizi e opportunità offerti al cliente a corollario della fornitura.
CRONOTIME è un’azienda con una chiara impronta tecnologica – frutto di un lavoro minuzioso sviluppato nel tempo – e attenta all’evoluzione delle esigenze del mercato.
La cura posta nell’ascolto dei bisogni dei clienti permette a CRONOTIME di offrire soluzioni mirate e di sicura riuscita, mai sovradimensionate, e pensate per garantire un sicuro ritorno economico per il cliente.
CRONOTIME, come partner tecnologico, accompagna il cliente in tutte le fasi del progetto e con il supporto di Partner certificati, si propone come One-stop-Solution Provider che fornisce quanto è necessario per la rilevazione e gestione presenze e la sicurezza in azienda.
CRONOTIME, con oltre 2000 clienti tra imprese e enti pubblici, è il partner tecnologico ideale per risolvere tutti le problematiche aziendali attraverso:
• soluzioni innovative ed integrate per affrontare lo smart working;
• sistemi per la gestione dei turni di lavoro estremamente flessibile e personalizzabile;
• fornitura di sistemi di controllo degli accessi e di rilevazione delle presenze in regola con le normative vigenti;
• app di sistemi di controllo degli accessi e di rilevazione delle presenze per smartphone e tablet;
• corsi di formazione ed informazione rivolti ai lavoratori ed ai datori di lavoro sulle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli;
• supporto alla elaborazione del codice disciplinare interno;
• la fornitura di badge.

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